Menggunakan Microsoft Excel

A.        Macam Menu  Microsoft Excel 2007

Tampilan  menu  pada Excel 2007 dibedakan  menjadi  :

1.    Office Button

            Office Button adalah menu pokok pada Microsoft Office 2007. Untuk menggunakan menu ini klik pada ikon Office Button yang terdapat di pojok kanan. Setelah Office Button diaktifkan (diklik) maka akan muncul pilihan sub perintah dari Office Button.
            Untuk menggunakan submenu dari Office Button dengan cara sorot menu yang dipilih kemudian klik mouse.
Misalkan untuk menggunakan menu open maka mouse diarahkan pada ikon menu open kemudian klik mouse.

2.    Tab menu

            Menu  pada Excel 2007 disusun dalam  tab-tab menu. Untuk menggunakan tab menu dengan cara sorot tab yang akan dipilih kemudian klik mouse.

3.    Ikon

            Ikon-ikon pada Excel 2007 merupakan sub menu dari tab menu. Ikon-ikon ini dikelompokkan ke dalam group-group yang dikenal dengan istilah ribbon.
Pengelompokkan ikon-ikon ini sangat memudahkan kita dalam penggunaan perintah-perintah pada excel 2007. Untuk menggunakan perintah dari ikon-ikon tersebut kita cukup mengaktifkan ikon-ikon tersebut dengan cara klik pada ikon yang dipilih. Misalnya untuk menggunakan perintah insert Picture sorot ikon Picture.

            Ada beberapa ikon yang memiliki sub ikon. Ikon yang memiliki sub ikon ditandai dengan adanya tanda panah disudut ikon. Untuk melihat sub ikon klik tanda panah yang ada di sudut ikon tersebut.

4.    Dialog Box

Dialog box adalah perintah detail yang tersembunyi dari tiap group ribbon. Untuk mengaktifkan perintah detail tersebut dengan cara klik pada Dialog box yang terdapat ribbon.

B.        Mengaktifkan Shortcut Microsoft Excel 2007

Antarmuka ribbon di Excel 2007 lebih mudah digunakan dengan mouse, tapi ada baiknya kalian juga mengetahui shortcut keyboard Excel 2007 sebagai antisipasi jika mouse tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya ketika bekerja. Shortcut adalah kombinasi ketikkan tombol-tombol keyboard yang membuat program melakukan perintah tertentu. Ada cara yang cepat, mudah dan layar akan memperlihatkan apa yang perlu kalian tekan yaitu cukup tekan tombol ” Alt” semudah itu. Dengan menekannya, shortcut keyboard akan tampil di bagian atas dari semua seksi yang ada pada ribbon.

            Sebagai contoh, untuk membuka menu Home, cukup tekan tombol “H” maka akan dibuka menu Home beserta shortcut dari masing-masing ikon.

Untuk menggunakan ikon tekan tombol shortcut dari masing-masing ikon. Misalkan untuk menggunakan atau mengaktifkan ikon Bold dengan cara menekan tombol “1″ pada keyboard.

            Berikut adalah beberapa shortcut Excel yang sering digunakan :

1. Tombol-Tombol Dasar
2. Tombol-Tombol untuk pindah dan Menggulung (Scrolling) di Lembar kerja atau Buku Kerja
3. Tombol-Tombol untuk Menyisipkan, Menghapus, Mengcopy sell Terpilih
4. Tombol-Tombol untuk Format Sell
5. Tombol-Tombol untuk Menampilkan Kotak Dialog
6. Tombol-Tombol untuk Bekerja pada Aktif Sell atau Formula Bar

C.        Aplikasi Penggunaan Menu

1.    Menu Standar

a.    Membuat Dokumen Baru

            Buku Kerja (workbook) baru secara otomatis akan disediakan oleh Excel ketika kita membuka program Excel. Buku kerja tersebut tersusun dari beberapa lembar kerja (worksheet).

            Buku kerja baru dapat kita buat dengan menggunakan perintah New. Untuk menggunakan perintah New langkah-langkahnya sbb :

1) Klik Office Button

2) New

3) Blank and Resent Blank Workbook

4) Creat

            Selain melalui office button, kita juga dapat melakukan perintah New dengan klik ikon New yang terdapat pada Quick Access Toolbar atau dengan menekan tombol Ctrl + N pada Keyboard.

b.    Menyimpan Dokumen

            Dokumen yang kita buat sebaiknya disimpan untuk antisipasi kebutuhan dokumen di lain hari. untuk menyimpan dokumen Excel langkah-langkahnya sbb  :

1) Klik Office Button

2) Pilih Save untuk menyimpan dengan format dokumen Excel 2007 (format .xlsx). Pilih Save As jika ingin menyimpan dengan format lain misalnya menyimpan dengan format excel 97-2003 (format.xls)

3) Tentukan lokasi penyimpanan dengan klik pilihan pada kotak Save in.

4) Ketik nama dokumen pada kotak File name.

5) Klik tombol Save.

Cara di atas adalah cara menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama dan format baru. Untuk menyimpan dokumen lama yang diperbaharui caranya  :

1) Klik Office Button

2) Klik Save

Dapat juga dengan klik ikon Save yang terdapat pada Quick Accses Toolbar.

c.    Menutup Dokumen

            Setelah selesai bekerja dengan komputer sebaiknya komputer segera dimatikan untuk menghemat penggunaan listrik. Sebelum komputer dimatikan pertama semua program harus ditutup. Sebelum menutup program, dokumen yang terbuka sebaiknya ditutup terlebih dahulu dengan cara  :

1) Klik Office Button

2) Klik Close

Setelah dokumen tertutup barulah program ditutup. Untuk menutup program Excel langkah-langkahnya adalah  :

1) Klik Office Button

2) Exit Excel

d.    Membuka Dokumen Lama

            Dalam bekerja membuat dokumen ada kalanya kita memperbaharui data yang telah kita buat. Untuk membuka dokumen yang kita simpan sebelum memperbaharui caranya :

1) Klik Office Button

2) Klik Open

3) Pilih lokasi dokumen yang disimpan pada pilihan Look in

4) Pilih dokumen yang akan dibuka

5) Klik tombol Open.

2.    Menu Formatting

a.  Mengatur Font

            Jenis huruf dan ukuran huruf dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan. Pengaturan huruf terdapat pada ribbon Font menu Home.

Untuk mengganti jenis huruf aktifkan sell yang akan diganti hurufnya – klik pilihan pada kotak Font.

            Sedangkan untuk mengganti ukuran huruf dengan cara aktifkan sell – klik pilihan pada kotak Font size.

            Selain jenis dan ukuran huruf, kita juga dapat mengatur cetakkan huruf dengan memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh Excel seperti :

1). Ikon Bold untuk membuat cetakan Tebal.

2). Ikon Italic untuk membuat cetakan miring

3). Ikon Underline untuk membuat cetakan Garis Bawah

            Untuk menggunakan aktifkan sell kemudian klik ikon pengaturan cetakan huruf Bold, Italic atau Underline.

b.     Mengatur Teks dan Paragraf

            Letak data pada sell dapat kita atur supaya dokumen lebih rapi. Pengaturan penempatan data dan paragraf terdapat pada ribbon Alignment menu Home.

Untuk mengatur Text pertama kalian aktifkan sell yang akan diatur kemudian aktifkan ikon pengaturan text dengan cara klik ikon.

1). Top Align mengatur teks berada di atas.

2). Middle Align mengatur teks berada di tengah.

3). Button Align mengatur teks berada di bawah.

            Selain mengatur letak teks pada sell terdapat juga pengaturan paragraf. Untuk menggunakan ikon pengaturan paragraf caranya sama ketika menggunakan ikon pengaturan teks, yaitu mengaktifkan sell kemudian mengaktifkan ikon dengan cara klik mouse.

1). Align Text Left mengatur paragraf rata kiri.

2). Center mengatur paragraf rata tengah.

3). Align Text Right mengatur paragraf rata kanan.

c.    Cut, Paste, dan Copy

            Cut digunakan untuk memindahkan data dari satu sell ke sell yang lain. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi data – klik ikon Cut pada menu Home.

Contoh untuk memindahkan data pada sell A1 caranya  :

1). Aktifkan sell A1

2). Klik ikon Cut

            Paste digunakan untuk menampilkan data setelah di Cut atau di Copy. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi sell di mana data akan ditempatkan – klik ikon Paste pada menu Home.

Contoh untuk menampilkan data sell A1 yang di-Cut ke dalam sell B2 caranya  :

1). Aktifkan sell B2

2). Klik ikon Paste

            Copy digunakan untuk menyalin data dari suatu sel. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi data – klik ikon copy pada menu Home.

Contoh untuk menyalin data pada sell A1 caranya  :

1). Aktifkan Sell A1

2). Klik ikon Copy

Selanjutnya untuk menampilkan data salinan A1 klik ikon Paste.