Membuat Dokumen Microsoft Excel 2007

A.      Mengatur Dokumen Microsoft Excel 2007

Sebelum memulai pekerjaan, alangkah baiknya dipersiapkan segala sesuatunya agar tidak menimbulkan masalah. Persiapan ini merupakan bentuk sikap berhati-hati sebelum bertindak dalam pembuatan dokumen, pengaturan dokumen dilakukan sebelum  mengolah data agar apa yang ditampilkan pada layar selaras dengan hasil cetaknya.

1.      Mengatur Page Setup

            Sebelum membuat dokumen sebaiknya atur dulu ukuran dokumen seperti ukuran kertas, batas pinggir kertas dengan dokumen, dan lain sebagainya. Pengaturan ini dimaksudkan agar ketika dokumen dicetak akan sesuai dengan yang ditampilkan pada komputer, tidak terlalu kecil atau tidak terlalu besar sehingga data terpotong.

Pengaturan dokumen sering disebut dengan Page Setup. Pada excel 2007 pengaturan ini terdapat pada menu Page Layout.

a.      Memilih Ukuran Kertas

            Excel menyediakan beberapa pilihan ukuran kertas. Klik ikon size pada ribbon page setup. Setelah diklik muncul menu pulldown untuk pilihan ukuran kertas. Sorot jenis ukuran kertas kemudian klik untuk memilihnya.

b.      Mengatur Posisi Kertas

            Posisi kertas ada 2 macam yaitu posisi tegak (vertical) dan posisi mendatar (horizontal). Pilihan posisi kertas ini terdapat pada ikon Orientation ribbon Page Setup. Setelah diklik pilihan posisi akan muncul secara pulldown. Potrait untuk posisi tegak sedangkan Landscape untuk posisi mendatar.

c.      Mengatur Batas Kertas

            Pengaturan batas kertas disebut dengan margin. Pada pengaturan ini adalah menentukan batas tepi kertas dengan dokumen.

2.      Mengatur Kolom dan Baris

            Sell adalah perpotongan antara baris dan kolom. Data Excel diletakkan pada sell-sell. Ukuran standar suatu sell adalah lebar 8.43 (64 pixel) dan tinggi 15.00 (20 pixel). Pada praktiknya data yang kita input terkadang lebih besar dari ukuran standar sell. Bagaimana mengatur sell agar sesuai dengan lebar data?

a.      Mengatur Lebar Kolom

            Untuk mengatur lebar kolom pertama letakkan pointer di antara sell yang akan diperlebar. Maka kursor akan berubah menjadi tanda anak panah kemudian klik, tahan dan geser mouse ke arah kanan untuk melebarkan kolom.

b.      Mengatur Tinggi Baris

            Untuk mengatur tinggi baris excel caranya sama dengan melebarkan kolom yaitu dengan meletakkan kursor di antara baris hingga berbentuk anak panah kemudian drop and drag ke bawah.

c.      Menggabungkan Baris atau Kolom

            Ketika membuat data tabel kita ada kalanya kita menggabungkan beberapa sell menjadi satu seperti tabel di bawah ini. Perhatikan tabelnya

Sel No, Nama dan TTL adalah penggabungan dari dua baris sell sedangkan sell Jenis kelamin merupakan penggabungan dari dua kolom.

Untuk menggabungkan dua baris/kolom caranya yaitu seleksi baris/kolom yang akan digabungkan. Baris atau sell ini dapat lebih dari dua. Setelah sell terseleksi kemudian klik ikon Marge and Center yang terdapat pada ribbon Alignment menu Home.

B.      Input Data Microsoft Excel 2007

            Memasukkan data di sell lembar kerja dilakukan dengan mengaktifkan sell kemudian mengetikkan data diakhiri dengan menekan Tab atau Enter. Tombol Tab digunakan untuk memindahkan sel yang aktif ke kolom berikutnya pada baris yang sama. Tombol enter digunakan untuk memindahkan sell aktif ke baris berikutnya pada kolom yang sama.

Diperlukan keahlian dalam memasukkan data agar proses pemasukkan data-data dapat dilakukan secara efisien dan akurat. Ada 4 jenis data pada  :

1.    Data Angka

Memasukkan data angka dilakukan dengan cara mengetik angka dari bilangan tersebut.Dalam keseharian kita menggunakan tanda titik(.) Untuk memisahkan satuan, puluhan, ratusan, dan seterusnya serta menggunakan tanda koma(,) untuk memisahkan pecahan desimal. Dalam Excel tanda tersebut berkebalikan. Excel menggunakan tanda koma(,) untuk memisahkan satuan, puluhan, ratusan dan seterusnya sedangkan tanda titik(.) untuk memisahkan pecahan desimal.

Untuk menambahkan tanda pemisah bilangan pada sel yang telah terisi data caranya  :

a). Aktifkan sell

b). Klik opsi pada ribbon Number menu Home

c). Klik tab Number

Pada kotak Category pilih Number. Isi nol (0) pada Decimal place. Beri tanda centang dengan klik kota use 1000 Separator(,).

2.    Data Teks

Memasukkan data berupa teks dilakukan dengan mengetik huruf-huruf dari teks tersebut.

3.    Data Tanggal dan Waktu

4.    Data Berurutan

5.    Formula dan Fungsi

6.    Data

7.    Review

8.    View